Regulamin udziału w Atrakcjach dla osób wspierających Auto Stop Race 2025

 

§1 Postanowienia ogólne

 

  1. Organizatorem atrakcji w miejscu docelowym Auto Stop Race 2025 jest Klub Podróżników BIT przy Samorządzie Studentów Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, ul. Komandorska 118/120, 53­-345 Wrocław, prawnie reprezentowany przez Fundację Rozwoju Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław (NIP 8992664717, REGON 020927833).
  2. Przez osobę wspierającą, dalej zwaną uczestnikiem atrakcji, rozumie się osobę mającą prawo uczestnictwa w atrakcjach odbywających się na terenie campingu (miejscu docelowym) i nie będącą uczestnikiem konkursu Auto Stop Race 2025.
  3. Przez frazę check-in rozumie się punkt dyżurny organizatora na terenie campingu zlokalizowany w pobliżu recepcji obiektu.
  4. Ilość osób mogących wziąć udział w atrakcjach jest ograniczona. Dokładną liczbę osób ustala Organizator.

§2 Zasady uczestnictwa

 

  1. Uczestnikiem atrakcji może zostać osoba, które w pierwszym dniu odbywania się atrakcji ma ukończone 18 lat oraz nie została urodzona przed rokiem 1995, co jest jednoznaczne z tym, że osoba nie może mieć więcej niż 30 lat rocznikowo.
  2. Osoba chcąca wziąć udział w atrakcjach zobowiązana jest do wypełnienia formularza, który zostanie udostępniony zgodnie z  § 3 ust. 1 pkt 1 na stronie wydarzenia Auto Stop Race 2025 na portalu Facebook.
  3. Zapisu można dokonać tylko raz. W przypadku otrzymania dwóch tych samych zgłoszeń drugie i kolejne zgłoszenie zostanie automatycznie usunięte z bazy.
  4. Po przesłaniu formularza osoba, która mieści się w limicie ustalonym przez Organizatora
    (§ 1 ust. 4), zostanie o tym poinformowana mailowo. Taka osoba, chcąca wziąć udział w atrakcjach zobowiązana jest do wpłaty darowizny na rzecz Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu w wysokości 550 zł używając do tego celu formy płatności online przesłanej przez Organizatora drogą mailową. Termin uiszczenia opłaty upływa zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2. Brak uiszczenia wpłaty do tego terminu jest równoznaczny z rezygnacją z udziału w atrakcjach oraz brakiem wstępu na teren campingu.
  5. Organizator prześle drogą mailową potwierdzenie otrzymania darowizny. Potwierdzenie otrzymania darowizny jest równoznaczne z potwierdzeniem uczestnictwa w atrakcjach w miejscu docelowm Auto Stop Race 2025.
  6. Rezygnacja z udziału w atrakcjach jest możliwa do dnia wskazanego w § 3 ust. 1 pkt 3.
  7. W razie rezygnacji z uczestnictwa złożonej do dnia określonego w § 3 ust. 1 pkt 3 Organizator zobowiązany jest do zwrócenia pełnej kwoty darowizny za Pakiet startowy. Po tym terminie zwrot nie obowiązuje. Opłata będzie zwrócona do 30 dni kalendarzowych od daty złożenia rezygnacji. Zwrot opłaty nie przysługuje osobom skreślonym z listy uczestników z powodu nieprzestrzegania postanowień niniejszego regulaminu. Zwrotowi nie podlega opłata transakcyjna o wysokości 1,5% lub 1,69% w przypadku płatności BLIK.
  8. Organizator nie dopuszcza możliwości przekazania uprawnienia do udziału w atrakcjach osobie trzeciej.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do decydowania o ostatecznym kształcie listy uczestników oraz osób wspierających, kierując się względami organizacyjnymi i regulaminowymi, a także mając na uwadze dobro i bezpieczeństwo Konkursu.
  10. Uiszczenie opłaty nie zwalnia uczestników atrakcji z obowiązku opłacenia noclegu na terenie campingu. Organizator nie pokrywa kosztów noclegu.
  11. Osoby posiadające pakiet uczestnika lub wspierającego, które zdecydują się na nocleg poza terenem campingu, aby korzystać z atrakcji organizowanych na campingu, są zobowiązane do uiszczenia opłaty w wysokości 7 euro za każdą dobę. Opłata ta jest płatna gotówką na miejscu
  12. Nazwa oraz adres campingu w miejscu docelowym zostaną podane do wiadomości uczestnikom atrakcji drogą mailową zgodnie z § 3 ust. 2 pkt. 1..
  13. Na teren atrakcji wstęp przysługuje osobie, która posiada odpowiednią opaskę. Odbiór opaski jest możliwy w punkcie check-in organizatora  za okazaniem dokumentu tożsamości zawierającego imię, nazwisko, numer PESEL oraz zdjęcie. Opaska wydawana jest jednorazowo.
  14.  Uczestnik wyścigu poprzez zgłoszenie uczestnictwa nieodwołalnie wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie zdjęć i nagrań z Konkursu Auto Stop Race, na których uwidoczniony jest uczestnik. Tym samym akceptuje wykorzystywanie, transmitowanie, rozpowszechnienie i pokazywanie wizerunku uwidocznionego w związku z jakimkolwiek programem przedstawiającym Auto Stop Race.
  15. Zgoda na wykorzystywanie wizerunku obejmuje wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę i powielanie zdjęć i nagrań wykonanych podczas konkursu ASR 2025  za pośrednictwem dowolnego medium, bez konieczności każdorazowego zatwierdzania wizerunku przedstawionego na zdjęciach i filmach.
  16. Wykorzystywanie, utrwalanie, obróbka i powielanie wizerunku, o którym mowa § 2 ust. 13 i 14 będzie się odbywało w celu promocji i informowania o konkursie, oraz kolejnych edycjach Auto Stop Race.
  17. Osoby uczestniczące w atrakcjach zobowiązane są zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych uczestników, a w szczególności przestrzegać postanowień Regulaminu oraz regulaminu obiektu, na którym odbywają się atrakcje, a także podporządkowywać się poleceniom porządkowym członków służby informacyjnej i służby porządkowej Organizatora.
  18. Uczestnik oświadcza, że dane osobowe zostały wysłane w formularzu są kompletne i zgodne z prawdą.
  19. Dokładny program atrakcji zostanie ogłoszony najpóźniej zgodnie z § 3 ust. 2 pkt. 2. na stronie fanpage Auto Stop Race na portalu Facebook.

§3 Harmonogram

 

  1. Harmonogram zapisów
    1. Zapisy dla wspierających odbywają się w dniu 14.03.2025 r od godz. 20:00 do wyczerpania miejsc.
    2. Ostateczny termin dokonania wpłat do 18.03.2025 r. 23:59.
    3. Uzupełnienie danych osobowych, zmiana danych osobowych, oraz zgłoszenie rezygnacji z udziału do 26.03.2025 r. 23:59
  1. Harmonogram konkursu
    1. Ogłoszenie nazwy i adresu campingu nastąpi do dnia 25.04.2025 r.
    2. Ogłoszenie programu atrakcji nastąpi najpóźniej dnia 26.04.2025 r.
    3. Możliwość wstępu na teren campingu jest przewidziana od 27.04.2025 r. od godz. 15:00
    4. Wydarzenia na mecie Konkursu rozpoczynają się 28.04.2025 r. o godzinie 12:00
    5. Check-in jest otwarty od momentu przyjazdu pierwszego uczestnika Konkursu, a zostaje zamknięty dnia 2.05.2025 r. o godz. 15:00
    6. Zakończenie Konkursu przypada na 2.05.2025 godz. 23:59.

§4 Przebywanie na mecie

 

  1. Uczestnikom zabrania się wnoszenia na teren campingu mobilnych kolumn głośnikowych, których użycie może zakłócać ciszę.
  2. Uczestnikom zabrania się wnoszenia na teren campingu, posiadania, oraz bycia pod wpływem różnorakich używek i substancji odurzających, również psychoaktywnych.
  3. Na terenie campingu obowiązuje całkowity zakaz rozpalania ognisk, używania pochodni oraz wszelkich innych źródeł otwartego ognia.
  4. Na teren campingu obowiązuje całkowity zakaz wjazdu pojazdami mechanicznymi. Wszyscy uczestnicy są zobowiązani do pozostawienia pojazdów na wyznaczonym parkingu poza terenem campingu.
  5. Uczestnicy, którzy chcą przedłużyć swój pobyt na campingu, muszą uzgodnić to bezpośrednio z administracją campingu. Przedłużenie jest możliwe wyłącznie na zasadach określonych przez camping, a jego dostępność nie jest gwarantowana. Wszystkie dodatkowe opłaty związane z przedłużeniem pobytu są regulowane bezpośrednio z campingiem.
  6. Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania przepisów prawa kraju, w którym znajduje się camping. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność za swoje działania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.
  7. Na teren basenu zakazuje się wnoszenia wszelkich przedmiotów szklanych, takich jak butelki, szklanki czy innych wyrobów wykonanych ze szkła, z uwagi na względy bezpieczeństwa.
  8. Wszelkie sprawy, problemy podczas mety uczestnicy są zobowiązani zgłaszać do punktu organizatorów określonym w regulaminie jako check-in
  9. Organizator magazynuje, przechowuje i wydaje rzeczy znalezione w miejscu i terminie działania punktu check-in określonego w  § 3 ust. 2 pkt. 5.
  10. W przypadku zanieczyszczenia basenu lub uszkodzenia sprzętu należącego do organizatorów lub campingu, pełna odpowiedzialność, w tym finansowa, leży po stronie uczestnika.

§5 Ochrona danych osobowych

 

  1. Administratorem danych osobowych zbieranych od uczestników atrakcji jest Klub Podróżników BIT przy Samorządzie Studentów Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław, prawnie reprezentowany przez Fundację Rozwoju Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  2. Dane osobowe uczestników atrakcji będą przetwarzane w celu weryfikacji tożsamości w miejscu docelowym Auto Stop Race 2025.
  3. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w atrakcjach.
  4. Uczestnikom atrakcji, którzy podają dane osobowe przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje prawo do:
    • sprostowania danych,
    • usunięcia danych,
    • ograniczenia przetwarzania danych,
    • przenoszenia danych,
    • wniesienia sprzeciwu,
    • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie uprzednio wyrażonej zgody (przed jej wycofaniem).
  5. Usunięcie danych, ograniczenie lub cofnięcie zgody na ich przetwarzanie równoznaczne jest z rezygnacją udziału w atrakcjach Auto Stop Race 2025.
  6. Organizator będzie zbierał od uczestników atrakcji następujące dane:
    • imię i nazwisko,
    • adres e-mail,
    • numer PESEL,
    • numer telefonu,
    • numer telefonu awaryjnego (ICE).
    • dane dotyczące statusu studenta lub doktoranta,
    • rozmiar koszulki
  7. Uczestnikom atrakcji przysługuje prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
  8. Dane uczestników atrakcji nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przepisów przewidzianych przepisami prawa.
  9. Dane uczestników atrakcji będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów.
  10. Organizator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną zabezpieczenia powierzonych danych osobowych. Organizator wdrożył odpowiednie środki aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrożenia oraz charakteru, zakresu, celu i kontekstu przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Organizator w szczególności uwzględnia ryzyko wiążące się z przetwarzaniem danych wynikające z:
    • przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia,
    • utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia danych,
    • nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

§6 Postanowienia końcowe

 

  1. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania przepisów celnych dewizowych, porządkowych w kraju i za granicą. Za nieprzestrzeganie tych przepisów Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
  2. W sytuacjach kryzysowych uczestnicy są zobowiązani do bezwzględnego stosowania się do poleceń organizatorów, pracowników campingu oraz stosownych władz w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku.
  3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe z jego winy, jednocześnie zobowiązuje się do naprawy lub pokrycia kosztów naprawy, w tym ewentualnego sprzątania na terenie startu oraz mety Konkursu. Uczestnik może zostać zobowiązany do pokrycia ich na podstawie wyceny szkody przez Organizatora lub inną stronę poszkodowaną.
  4. Na terenie startu, oraz mety Konkursu wykorzystywane są efekty świetlne, w tym migające światła stroboskopowe, które mogą wywołać napady padaczki u osób cierpiących na epilepsję. Osoby z tego typu schorzeniami proszone są o zachowanie szczególnej ostrożności i, jeśli to konieczne, unikanie miejsc, gdzie używane są takie efekty.
  5. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności (w tym odpowiedzialności cywilnej), za wszelkiego rodzaju szkody spowodowane, bądź poniesione przez osoby znajdujące się na terenie campingu z ich własnej winy, bądź winy osób trzecich.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszczerbki na zdrowiu, doznany ból, cierpienia fizyczne ani moralne lub śmierć osób korzystających z atrakcji.
  7. W atrakcjach Auto Stop Race 2025 mogą brać udział jedynie osoby zdrowe, niemające objawów chorobowych, w tym sugerujących chorobę zakaźną (w szczególności COVID-19).
  8. W przypadku nieprzestrzegania przepisów obowiązujących w kraju przebywania Uczestnika, organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne konsekwencje prawne.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do wydalenia z miejsca atrakcji osób, które nie będą stosowały się do poleceń Organizatorów oraz postanowień regulaminu – w tym regulaminu campingu.
  10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej. Za siłę wyższą uznaje się zdarzenia będące poza kontrolą Organizatora, które powoduje, że wykonanie zobowiązań jest niemożliwe lub że może być uznane za niemożliwe ze względu na występujące okoliczności.
  11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub jakiekolwiek przeszkody w komunikacji z uczestnikami wynikające z przyczyn niezależnych od niego.
  12. W sytuacji odwołania Konkursu organizator zastrzega sobie prawo do zwrotu kwoty pomniejszonej o koszty poniesione w związku z dokonanymi już przygotowaniami do zorganizowania konkursu.
  13. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany powyższego regulaminu w dowolnym czasie. Po dokonaniu zmiany Organizator musi o tym fakcie niezwłocznie poinformować uczestników.
  14. Wyłączne prawo interpretacji regulaminu należy do Organizatora.
  15. Wraz z dokonaniem wpłaty wpisowego na poczet uczestnictwa w atrakcjach, uczestnik akceptuje postanowienia niniejszego regulaminu i zobowiązuje się ich przestrzegać.
  16. W celu uzyskania, przesłania informacji, oraz załatwiania wszelkich spraw, próśb i zażaleń związanych z konkursem, uczestnicy powinni kontaktować się z Organizatorem pod adresem e-mail:  kontakt@autostoprace.pl za pośrednictwem adresu e-mail podanego w panelu zapisów.
  17. Integralną część regulaminu stanowią załączniki:
    1. Regulamin Campingu