Regulamin uczestnictwa w wydarzeniach na mecie Konkursu dla osób wspierających Auto Stop Race 2026

 

§1 Postanowienia ogólne

 

  1. Organizatorem wydarzeń sportowo-kulturalnych odbywających się w miejscu docelowym Auto Stop Race 2026 jest Klub Podróżników BIT przy Samorządzie Studentów Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław, prawnie reprezentowany przez Fundację Rozwoju Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław (NIP 8992664717, REGON 020927833).
  2. Przez osobę wspierającą, dalej zwaną uczestnikiem wydarzeń, rozumie się osobę uprawnioną do uczestnictwa w wydarzeniach organizowanych na terenie campingu (miejsca docelowego), która nie jest uczestnikiem Konkursu Auto Stop Race 2026.
  3. Przez pojęcie check-in rozumie się punkt obsługi Organizatora zlokalizowany na terenie campingu, w pobliżu recepcji obiektu.
  4. Liczba osób mogących uczestniczyć w wydarzeniach jest ograniczona. Maksymalną liczbę uczestników ustala Organizator.

§2 Zasady uczestnictwa

 

  1. Uczestnikiem wydarzeń może zostać osoba, która w pierwszym dniu wydarzeń ukończyła 18 lat oraz nie urodziła się przed rokiem 1994, co oznacza, że nie może mieć więcej niż 32 lat rocznikowo.
  2. Osoba chcąca wziąć udział w wydarzeniach zobowiązana jest do wypełnienia formularza zgłoszeniowego, który zostanie udostępniony zgodnie z §3 ust. 1 pkt 1 na fanpage’u Auto Stop Race w serwisie Facebook.
  3. Zgłoszenia można dokonać wyłącznie jeden raz. W przypadku otrzymania więcej niż jednego zgłoszenia od tej samej osoby Organizator pozostawi pierwsze prawidłowo przesłane zgłoszenie, a kolejne zostaną usunięte.
  4. Po przesłaniu formularza osoba, która zmieści się w limicie uczestników określonym w §1 ust. 4, zostanie poinformowana o zakwalifikowaniu drogą mailową. Warunkiem potwierdzenia udziału jest wniesienie opłaty w wysokości 499 zł za pośrednictwem systemu płatności online wskazanego przez Organizatora w wiadomości e-mail. Termin dokonania płatności określony został w §3 ust. 1 pkt 2. Brak wpłaty w wyznaczonym terminie jest równoznaczny z rezygnacją z udziału w wydarzeniach oraz utratą prawa wstępu na teren campingu.
  5. Po zaksięgowaniu wpłaty Organizator prześle uczestnikowi wiadomość e-mail potwierdzającą udział w wydarzeniach. Otrzymanie tej wiadomości jest równoznaczne z potwierdzeniem uczestnictwa.
  6. Rezygnacja z udziału w wydarzeniach jest możliwa do dnia wskazanego w §3 ust. 1 pkt 3.
  7. W przypadku rezygnacji zgłoszonej do dnia określonego w §3 ust. 1 pkt 3 Organizator zwróci wniesioną opłatę w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o rezygnacji. Zwrot środków nastąpi na rachunek, z którego dokonano płatności. Zwrot opłaty nie przysługuje osobom skreślonym z listy uczestników z powodu naruszenia postanowień niniejszego regulaminu. Zwrotowi nie podlega opłata transakcyjna pobierana przez operatora płatności w wysokości 1,5%, a w przypadku płatności BLIK 1,69%.
  8. Organizator nie dopuszcza możliwości przeniesienia prawa uczestnictwa w wydarzeniach na osobę trzecią.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do ustalenia ostatecznej listy uczestników oraz osób wspierających, kierując się względami organizacyjnymi, bezpieczeństwem wydarzenia oraz przestrzeganiem postanowień niniejszego regulaminu.
  10. Uiszczenie opłaty za udział w wydarzeniach nie obejmuje kosztów noclegu na terenie campingu. Organizator nie pokrywa kosztów zakwaterowania uczestników.
  11. Osoby posiadające pakiet uczestnika lub wspierającego, które zdecydują się na nocleg poza terenem campingu, a jednocześnie chcą korzystać z wydarzeń organizowanych na jego terenie, zobowiązane są do uiszczenia opłaty campingowej w wysokości 7 euro za każdą dobę. Opłata pobierana jest przez camping i należy ją uiścić bezpośrednio w recepcji campingu wyłącznie gotówką.
  12. Nazwa i adres campingu zostaną przekazane uczestnikom drogą mailową zgodnie z §3 ust. 2 pkt 1.
  13. Prawo wstępu na teren wydarzeń przysługuje wyłącznie osobom posiadającym opaskę wydaną przez Organizatora. Opaskę można odebrać w punkcie check-in po okazaniu: fizycznego dokumentu tożsamości zawierającego imię, nazwisko, numer PESEL oraz zdjęcie lub dokumentu dostępnego w aplikacji mObywatel. Organizator nie akceptuje zrzutów ekranu z aplikacji mObywatel, skanów ani wydruków dokumentów tożsamości.
    Opaska wydawana jest jednorazowo i stanowi potwierdzenie uprawnienia do udziału w wydarzeniach:

    • Uczestnik zobowiązany jest do noszenia opaski przez cały okres uczestnictwa w wydarzeniach oraz do okazania jej na każde żądanie Organizatora lub osób przez niego upoważnionych.
    • Opaska ma charakter imienny i nie może być przekazywana, udostępniana ani użyczana innym osobom. W przypadku zgubienia, uszkodzenia, samowolnego zdjęcia lub przekazania opaski innej osobie Organizator nie ma obowiązku wydania nowej opaski.
    • Stwierdzenie posługiwania się opaską przez osobę nieuprawnioną lub przekazania opaski innej osobie może skutkować odebraniem prawa do udziału w wydarzeniach oraz nakazaniem opuszczenia terenu wydarzenia bez prawa do zwrotu wniesionych opłat.
  14. Zgłaszając udział w wydarzeniach uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie i wykorzystywanie swojego wizerunku utrwalonego podczas Auto Stop Race 2026.
  15. Zgoda obejmuje w szczególności utrwalanie, obróbkę, zwielokrotnianie, publikowanie oraz rozpowszechnianie zdjęć i materiałów filmowych wykonanych podczas Auto Stop Race 2026 we wszystkich mediach, bez konieczności każdorazowego uzyskiwania odrębnej zgody uczestnika.
  16. Wizerunek, o którym mowa w ust. 14 i 15, może być wykorzystywany przez Organizatora w celach promocyjnych, informacyjnych oraz dokumentacyjnych związanych z Auto Stop Race oraz jego kolejnymi edycjami.
  17. Uczestnicy wydarzeń zobowiązani są do zachowywania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, przestrzegania niniejszego regulaminu oraz regulaminu campingu, a także wykonywania poleceń Organizatora oraz służb porządkowych i informacyjnych.
  18. Uczestnik oświadcza, że dane podane w formularzu zgłoszeniowym są kompletne, aktualne i zgodne z prawdą.
  19. Program wydarzeń zostanie opublikowany najpóźniej w terminie określonym w §3 ust. 2 pkt 2 na fanpage’u Auto Stop Race w serwisie Facebook. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w programie wydarzeń z przyczyn organizacyjnych, technicznych lub niezależnych od Organizatora.
  20. Osoby wspierające mogą przewozić uczestników Konkursu wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§3 Harmonogram

 

  1. Harmonogram zapisów
    1. II tura zapisów dla osób wspierających odbędzie się 27.07.2026 r. od godziny 20:00 i potrwa do wyczerpania limitu miejsc.
    2. Termin dokonania opłaty za udział w wydarzeniach upływa 31.07.2026 r. o godz. 23:59.
    3. Termin uzupełnienia lub zmiany danych osobowych oraz zgłoszenia rezygnacji z udziału w wydarzeniach upływa 10.08.2026 r. o godz. 23:59.
  1. Harmonogram konkursu
    1. Program wydarzeń zostanie opublikowany najpóźniej 10.09.2026 r. na fanpage’u Auto Stop Race w serwisie Facebook.
    2. Możliwość wejścia na teren campingu przewidziana jest od 20.09.2026 r. od godz. 15:00.
    3. Wydarzenia na mecie Konkursu rozpoczną się 21.09.2026 r. o godz. 12:00.
    4. Punkt check-in będzie czynny od momentu przyjazdu pierwszego uczestnika Konkursu do dnia 25.09.2026 r. do godz. 15:00.
    5. Zakończenie Auto Stop Race 2026 nastąpi 25.09.2026 r. o godz. 23:59.
    6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany harmonogramu wydarzeń z przyczyn organizacyjnych, technicznych, bezpieczeństwa lub innych okoliczności niezależnych od Organizatora. O każdej zmianie uczestnicy zostaną poinformowani w możliwie najkrótszym terminie.

§4 Przebywanie na mecie

 

  1. Uczestnikom zabrania się wnoszenia na teren campingu zestawów głośnikowych lub innych urządzeń nagłaśniających, których używanie mogłoby zakłócać spokój innych uczestników lub funkcjonowanie wydarzeń.
  2. W przypadku uporczywego zakłócania porządku lub niestosowania się do poleceń Organizatora dotyczących zaprzestania korzystania z urządzeń nagłaśniających Organizator zastrzega sobie prawo do ich czasowego zatrzymania. Sprzęt zostanie zwrócony właścicielowi najpóźniej w dniu zakończenia wydarzeń, tj. 25.09.2026 r., w stanie niepogorszonym.
  3. Na terenie campingu zabrania się posiadania, używania oraz przebywania pod wpływem alkoholu, środków odurzających, substancji psychotropowych, nowych substancji psychoaktywnych oraz innych substancji, których używanie jest niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
  4. Na terenie campingu obowiązuje całkowity zakaz rozpalania ognisk, używania pochodni oraz wszelkich innych źródeł otwartego ognia.
  5. Na teren campingu obowiązuje zakaz wjazdu pojazdami mechanicznymi. Wszystkie pojazdy należy pozostawić na parkingu wyznaczonym przez camping.
  6. Uczestnicy planujący przedłużenie pobytu na campingu zobowiązani są uzgodnić to bezpośrednio z administracją campingu. Przedłużenie pobytu odbywa się na zasadach określonych przez camping i zależy od dostępności miejsc. Wszelkie opłaty z tym związane uczestnik reguluje bezpośrednio z campingiem.
  7. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów prawa obowiązujących na terytorium państwa, w którym znajduje się camping, oraz ponoszą pełną odpowiedzialność za skutki ich naruszenia.
  8. Na terenie basenu obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia i używania przedmiotów wykonanych ze szkła, w szczególności butelek, szklanek oraz innych szklanych opakowań i naczyń.
  9. Wszelkie problemy, zdarzenia wymagające interwencji oraz znalezione przedmioty należy niezwłocznie zgłaszać w punkcie check-in Organizatora.
  10. Organizator prowadzi punkt rzeczy znalezionych. Rzeczy znalezione są przyjmowane, przechowywane i wydawane w godzinach funkcjonowania punktu check-in, o którym mowa w §3 ust. 2 pkt 5.
  11. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone z jego winy na terenie campingu, w tym za uszkodzenie infrastruktury, wyposażenia Organizatora lub campingu oraz za zanieczyszczenie basenu. W przypadku powstania szkody uczestnik zobowiązany jest do pokrycia kosztów jej usunięcia lub naprawy zgodnie z rzeczywistą wartością szkody.

§5 Ochrona danych osobowych

 

  1. Administratorem danych osobowych uczestników wydarzeń jest Klub Podróżników BIT przy Samorządzie Studentów Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław, prawnie reprezentowany przez Fundację Rozwoju Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, ul. Komandorska 118/120, 53-345 Wrocław. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa krajowego.
  2. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane w celu:
    • przeprowadzenia procesu rejestracji,
    • organizacji i realizacji wydarzeń na mecie Auto Stop Race 2026,
    • weryfikacji tożsamości uczestników,
    • zapewnienia bezpieczeństwa uczestników,
    • realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
  3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w wydarzeniach.
  4. Uczestnikowi przysługuje prawo do:
    • dostępu do swoich danych,
    • sprostowania danych,
    • usunięcia danych,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • przenoszenia danych,
    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
    • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  5. Usunięcie danych osobowych lub cofnięcie zgody na ich przetwarzanie, w zakresie uniemożliwiającym realizację udziału w wydarzeniach, jest równoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa.
  6. Organizator będzie przetwarzał następujące dane uczestników:
    • imię i nazwisko,
    • adres e-mail,
    • numer PESEL,
    • numer telefonu,
    • numer telefonu awaryjnego (ICE),
  7. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  8. Dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub podmiotom świadczącym usługi na rzecz Organizatora w zakresie niezbędnym do realizacji wydarzeń.
  9. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, oraz przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa.
  10. Dokonując rejestracji na wydarzenie Auto Stop Race 2026 uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach organizacyjnych związanych z realizacją wydarzenia.
  11. Organizator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do charakteru, zakresu i celu przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. W szczególności Organizator uwzględnia ryzyko związane z:
    • przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem danych,
    • utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem danych,
    • nieuprawnionym dostępem do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub przetwarzanych w inny sposób.

§6 Postanowienia końcowe

 

  1. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania przepisów celnych, dewizowych, porządkowych oraz innych obowiązujących przepisów prawa zarówno na terytorium Polski, jak i państwa, w którym odbywa się wydarzenie. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki ich naruszenia.
  2. W sytuacjach zagrożenia lub innych sytuacjach wymagających podjęcia działań organizacyjnych uczestnicy zobowiązani są bezwzględnie stosować się do poleceń Organizatora, pracowników campingu oraz właściwych służb i organów.
  3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone z jego winy oraz zobowiązuje się do pokrycia kosztów ich usunięcia lub naprawy, zgodnie z wyceną Organizatora albo podmiotu poszkodowanego.
  4. Na terenie startu oraz mety Konkursu mogą być wykorzystywane efekty świetlne, w tym światła stroboskopowe, które mogą wywoływać reakcje u osób cierpiących na padaczkę fotogenną. Osoby z takimi schorzeniami uczestniczą w wydarzeniach na własną odpowiedzialność i powinny zachować szczególną ostrożność.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy uczestników lub osób trzecich, w szczególności za utratę, uszkodzenie lub kradzież rzeczy pozostawionych bez nadzoru.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszczerbek na zdrowiu, ból, cierpienie fizyczne lub psychiczne ani śmierć uczestnika, jeżeli wynikają one z okoliczności niezależnych od Organizatora lub z zachowania uczestnika niezgodnego z niniejszym regulaminem albo obowiązującymi przepisami prawa.
  7. W wydarzeniach mogą uczestniczyć wyłącznie osoby, których stan zdrowia pozwala na bezpieczne uczestnictwo.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje prawne wynikające z naruszenia przez uczestnika przepisów obowiązujących na terytorium państwa, w którym odbywa się wydarzenie.
  9. Organizator ma prawo odmówić wstępu na teren wydarzeń lub nakazać jego opuszczenie osobie, która:
    • narusza postanowienia niniejszego regulaminu,
    • narusza regulamin campingu,
    • nie stosuje się do poleceń Organizatora,
    • stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa innych uczestników,
    • swoim zachowaniem zakłóca przebieg wydarzeń.

    W takim przypadku uczestnikowi nie przysługuje zwrot wniesionych opłat.

  10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej, przez którą rozumie się zdarzenia pozostające poza jego kontrolą, uniemożliwiające lub znacząco utrudniające realizację wydarzenia, w szczególności klęski żywiołowe, działania organów administracji publicznej, zamieszki, wojny, epidemie lub awarie infrastruktury.
  11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utrudnienia lub opóźnienia w komunikacji z uczestnikami wynikające z przyczyn od niego niezależnych.
  12. W przypadku odwołania Auto Stop Race 2026 Organizator zastrzega sobie prawo do zwrotu wniesionych opłat pomniejszonych o udokumentowane koszty poniesione na przygotowanie wydarzenia.
  13. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu z ważnych przyczyn organizacyjnych, prawnych lub związanych z bezpieczeństwem wydarzenia. O każdej zmianie regulaminu uczestnicy zostaną niezwłocznie poinformowani.
  14. Wyłączne prawo interpretacji postanowień niniejszego regulaminu przysługuje Organizatorowi.
  15. Dokonanie opłaty za udział w wydarzeniach jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu oraz zobowiązaniem do jego przestrzegania.
  16. Wszelkie pytania, wnioski, reklamacje oraz sprawy związane z organizacją Auto Stop Race 2026 należy kierować na adres e-mail: kontakt@autostoprace.pl, korzystając z adresu e-mail podanego podczas rejestracji.
  17. Integralną część niniejszego regulaminu stanowi:
    1. Regulamin Campingu.